経験デザインとエスノグラフィを語る私的なブログ
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第5回情報デザインフォーラム スタッフ学生のリフレクション
■スタッフチーフのヤマダさん

準備

【目的】フォーラムがスムーズに進行するように準備をする、また、参加者が「次回も参加したい」と思えるようにするため。        

・ポスター・フライヤー・ネームプレートの制作

・懇親会での飲み物、食べ物の発注

・会場設営

 【結果】ネームプレートを準備したことで、懇親会のコミュニケーションがスムーズにできた。しかし、用意した食べ物が多すぎた為、残ってしまった。これで人数に対してどのくらいの消費量があるか分かったので、次回以降は失敗しないぞ。

 

当日

【目的】発表者の発表がスムーズに進行できるようにするため

・案内

・会場受付

・懇親会の準備

【結果】受付を行う際、社会人の集金が少し手間取ったので、事前にもう少し準備しておくべきであった

 

片付け

【目的】次に会場を利用する人たちが不快な思いをしないようにする。後日、ポスター等を取りに行くときにスムーズに運べるようにするため。

・残った飲食料の後片付け

・館内の清掃

【結果】参加していた学生達が手伝ってくれたので、思ったよりスムーズに行うことができた。ありがとう!

  

まとめ

今回、「主催する」ということがどれだけ大変かという事を知りました。フライヤーやポスターも期間ギリギリの完成になってしまったりと、慌しく日々が過ぎていきました。ですが、当日はスムーズに進行し、フォーラム運営は成功したと言えます。

しかし、当日に飛び込みで参加した学生が多く、用意していた名札用の用紙が足りなくなってしまい、受付が滞ってしまったことは反省点です。申し込みは事前にきちんとしてください。締め切ったために、お断りした方も数名いらっしゃいますので。

■ペーくん

事前準備

目的:発表の準備、懇親会の準備、会場設営といった当日までに必要な事項を事前に揃えておくこと。

・懇親会のための物品購入にて重量物の運搬。

・どういう風に言うかの発表練習。

・現地にての会場準備及び懇親会準備。

結果:発表練習はギリギリまでうまくいかなかったけど、それ以外の会場準備や物品購入の際は、率先して荷物運びやセッティングに協力できていたと思う。

 

受付作業

目的:誘導係、受付係に分かれて、誘導係は表に立ち看板をもって来場者の案内、受付係は現金徴収及び名札の配布を行う。

・表での誘導は男子2人で交互に行った。

・ある程度時間が立った後は全員で受付作業を行った。

・受付は親切・丁寧に。

結果:表に立っていたとき、来場者にはキチっと挨拶をし、スムーズに受付へと案内を行うことができた。

 

懇親会

目的:来場者全員で、飲料とつまみを片手に談話をし、プロジェクトの報告や名刺交換など行い情報交換を行う場とする。

・寿司、飲料、お菓子の運搬

・ポスターセッション

・腹ごしらえをしながら談話

結果:色々な人にポスターを見ていただき、またそのミニプレゼンを行い、交流を深め、様々な観点からの意見を頂くことができました。

 

後片付け

目的:「立つ鳥後を残さず」のごとく、使用させていただいた会場をきれいにしてから退場する。

・舞台の掃き掃除

・椅子の復元作業

・控え室の掃き掃除及び荷物をまとめる作業

結果:掃き掃除や椅子の復元作業は、照明の熱などで汗を掻きつつでしたが、何故か楽しく、そしてキレイに作業することができました。

 

まとめ

自分は何かの役に立てるのだろうかと思いつつ、自分がやれることは率先して動き、精一杯働くことができました。今回の経験を、今後何かで活かせればいいなと思っています。お疲れ様でした。


■カメちゃん

事前準備:

ポスター・フライヤー・名札の制作と懇親会の準備。

その他、必要となる物品を各種揃える。

 

・完全に分担作業で任せていたため、特に参加しなかった作業もあった。

・発表スライドの制作はかなり役に立ったと思う。

・買出しの手伝いとゲーテ座への運び込みは皆で行いました。

結果として、名札が見やすくてとてもいいと好評でした。

持ち運ぶのは大変だけど、大きいポスターのほうが目立っていいと判明。

 

フォーラム当日:

受付・発表・懇親会・片付けなど、スタッフ業務を行うこと。

 

・予定到着時刻より少し遅刻気味だったため、もう少しはやめの行動を心がけたい。

・受け付け対応ではアルバイトの経験が役に立った。

・参加者が多く、様々な発表を聞き、コミュニケーションを取ることができた。

・懇親会の参加は大事だ!

結果は、準備を頑張っただけに、懇親会の盛り上がりなどが嬉しかった。

 

片付け:

荷物整理と反省など

・思った以上に余ったお寿司がもったいない・・・今後のために分量など記録しとく。

・食べ物の片づけをしていたので、もう少し会場の片付けを手伝えたらよかった。

・スタッフとして色々準備に関れた事が意外と楽しかった。

・全体として、初めてのスタッフ仕事としては中々の働きが出来たような気がする。

時間も遅かったので、もう少しテキパキと片付け指示が出せればよかったかもしれない。

 

まとめ:幹事校として、スタッフ業務をするのは初めてでしたが、なんとかやり終える事が出来てよかったと思います。おつかれさまでした。


■ワダさん

事前準備

目的 : 発表の準備、懇親会の準備、会場設営といった当日までに必要な準備を事前に行う。

・フライヤー制作

・事務用品の発注

・懇親会で出す飲食料の買出し

・現地での会場設営

結果 : 必要な備品や食料を購入する際、100名以上の規模の準備をしたことがなかったので、どのくらい購入すれば良いのかなかなか掴めなかったです。また、フライヤーを制作する事が初めてだったので、色合い等で悩み、色々試行錯誤しました。

 

受付作業

目的 : 誘導係、受付係に分かれて、誘導係は表に立ち看板を持って来場者の案内、受付係は現金徴収及び名札の配布を行う。

・アルバイトでレジ経験のある女子が受付、男子が会場前での誘導業務に当たった

・受付開始から一時間程経ってからは、全員で受付を行った

結果 : アルバイトでの接客経験を活かし、瞬時に来場者を捌くことが出来た。私は学生の方の受付を担当したのですが、思ったよりも予約無しでの当日参加が多く、名札用紙が足りなくなってしまいました。次回このようなイベントのスタッフをする際は、名札用紙をもっと多めに印刷する必要があることが分かりました。また、当日参加の学生の名前を苗字しか記録することが出来ていなかったので、手の空いている子にパソコンを使って記録してもらうのはどうだろうかとも思いました。

 

懇親会

目的 : 来場者全員で、飲料とおつまみを片手に談話をし、プロジェクトの報告や名刺交換など行い情報交換を行う場とする。

・飲食料の運搬及びばら撒き

・ポスターセッション

・おつまみを片手に談話

結果 : お寿司200人前は圧巻の一言に尽きると思います。多くの方にポスターを見て頂き、交流を深め、様々な観点からのアドバイスを頂く事が出来ました。

 

後片付け

目的 : 使用させて頂いた会場の復元。

・お寿司をまとめるために使用するサランラップの買出し

・椅子の復元作業

・控え室の掃き掃除及び情報デザイン研究室に運搬する荷物をまとめた

結果 : 残ったお寿司をまとめるのに、自転車で商店街まで走りました。お寿司がなくなると思っていたので、あんなに残っていたことにびっくりしました。今後このようなイベントのスタッフをする際は、から揚げやフライドポテトの方が後片付けも、準備も楽そうだなと思いました。

 

まとめ

父の会社で事務のアルバイトをしていたこともあり、書類を書いたりするのが結構簡単に出来ました。またフライヤー制作が結構楽しかったので、またチャレンジしてみたいと思いました。

 

■ツカモト

事前準備

目的:発表物の準備、懇親会のための飲食物の購入、機材や発表物などの会場への搬入

・発表物の印刷、名札の制作

・飲食物の購入

・機材、発表物、飲食物の会場への搬入作業

結果:協力し合い、発表物の印刷や会場準備を迅速に行うことが出来た。

 

受付作業

目的:案内及び受付での参加費の徴収と名札の配布。

・案内では目立つ所で看板を持って立ち、来場者を受付までスムーズに誘導させる。

・挨拶を心がけ、丁寧な対応を行う。

結果:来場者には丁寧に対応し、受付までスムーズに誘導することが出来た。

 

懇親会

目的:全員で飲食をしながらポスターセッションや談話、名刺交換等を行い、交流を図る。

・飲食物の準備

・ポスターセッション

結果:企業や他校の人達の取り組みを知ることが出来、交流を行うことが出来た。

 

後片付け

目的:懇親会で残った飲料や食料の処分、会場の清掃、椅子や机などの配置を元に戻す。

・会場の清掃

・机、椅子の配置を元に戻す

・飲食物の処分

結果:掃き掃除や椅子、机などの移動作業を行い、会場を元通りに戻すことが出来た。

 

まとめ

自分は特に発表することは無かったので事務作業に徹していましたが、主催側の作業や来場者とコミュニケーションをとる大切さを学びました。今回の経験を活かして次回につなげたいと思います。

 

posted by アサノ | 01:15 | Xデザインフォーラム | comments(0) | trackbacks(0) |
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